De nombreux professionnels, qu’ils soient salariés, dirigeants ou indépendants, utilisent leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Ces trajets engendrent des frais non négligeables (carburant, usure, assurance…). Pour compenser ces dépenses, le système des indemnités kilométriques (IK) est largement utilisé par l’entreprise. Mais comment effectuer le calcul de ces indemnités de manière juste et conforme ? Et surtout, comment optimiser la déduction fiscale associée, que ce soit pour l’employeur ou pour le travailleur ? Découvrons ensemble les clés pour naviguer sereinement dans cet univers.
Sommaire
Qu’est-ce que les frais kilométriques et qui est concernés ?
Les indemnités kilométriques, souvent appelées frais kilométriques, représentent un forfait destiné à couvrir l’ensemble des dépenses engagées par une personne utilisant son véhicule personnel (voiture, deux-roues) dans le cadre de son activité professionnelle. Ce montant vise à compenser non seulement le carburant, mais aussi la dépréciation du véhicule due à l’usage (distance parcourue), les frais d’entretien et de réparation, les primes d’assurance, ou encore l’achat de pneumatiques.
Sont principalement concernés les salariés qui effectuent des déplacements professionnels avec leur propre véhicule pour le compte de leur entreprise, les dirigeants de sociétés, ainsi que les professions libérales et certains indépendants qui utilisent leur véhicule personnel pour leur activité. L’alternative serait le remboursement des frais réels, mais cela exige de conserver tous les justificatifs de chaque dépense.
Le calcul via le barème kilométrique officiel
La méthode la plus courante et la plus simple pour déterminer le montant des frais kilométriques est d’utiliser le barème kilométrique officiel. Publié chaque année par l’administration fiscale française, ce barème fourni des taux forfaitaires au kilomètre. Le principe est simple : il suffit de multiplier la distance totale parcourue à titre professionnels durant l’année civile par le taux correspondant à son véhicule et à sa tranche kilométrique. Ce calcul donne le montant total de l’indemnité kilométrique due ou déductible.
Voici les éléments clés considérés dans ce calcul basé sur le barème :
- La puissance fiscale du véhicule (exprimée en chevaux fiscaux — CV) pour les voitures,
- Le type de véhicule (voiture, moto, scooter de cylindrée variable),
- La distance totale effectuée pour les déplacements professionnels au cours de l’année,
- Les différentes tranches kilométriques définies par l’administration, chacune associée à un taux spécifique ou une formule de calcul (distance x taux + forfait).
Utiliser le barème officiel de l’année concernée est la garantie d’un calcul juste et conforme pour le remboursement de ces frais. Ce montant forfaitaire couvre l’ensemble des dépenses courantes liées à l’usage du véhicule, simplifiant la gestion pour l’entreprise et le bénéficiaire.
Justification et suivi rigoureux des déplacements
Opter pour le barème kilométrique simplifie le calcul, mais attention, cela ne dispense pas de pouvoir justifier la réalité et le caractère professionnels des déplacements effectués. Que ce soit pour l’entreprise qui verse l’indemnité ou pour le professionnel qui demande la déduction des frais sur ses impôts, un suivi précis est indispensable. Vous devez tenir un registre détaillé mentionnant, pour chaque déplacement professionnel : la date, le motif précis du trajet (rendez-vous client, visite de chantier, formation…), les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que la distance exacte parcourue. Ces informations sont cruciales en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Optimisation fiscale : déduction et frais réels
L’un des attraits majeurs du système des indemnités kilométriques calculées selon le barème réside dans son traitement fiscal avantageux. Pour le salarié ou le dirigeant qui reçoit ces indemnités de son entreprise en remboursement de ses frais, ces sommes sont exonérées d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dans la limite des montants fixés par le barème. Côté entreprise, le montant total des indemnités kilométriques versées constitue une charge entièrement déductible de son résultat imposable, ce qui réduit ses impôts.